Wofür brauchen wir überhaupt SharePoint? SharePoint vs. OneDrive vs. Teams im Überblick

Diese Frage stellen mir Kunden seit Jahren, in immer neuen Varianten: „Wofür brauchen wir eigentlich SharePoint? Wir haben doch Teams!“ Und bis heute begegnet mir genauso häufig die Nachfrage: „Was ist eigentlich eine Microsoft 365-Gruppe? Ist das etwas anderes als eine SharePoint-Gruppe?“

Symbolbild: SharePoint in der Mitte zwischen Teams und Onedrive

Zugegeben, diese Fragen sind für ein Softwareprodukt schon ziemlich „alt“. In einer meiner früheren Linklisten habe ich zum Beispiel diesen Artikel aus dem Jahr 2015 wiedergefunden, der sich mit genau demselben Thema beschäftigt.

Gerade bei meinen europäischen Kunden bleibt die Frage aber erstaunlich aktuell. Seit den 2010er-Jahren hat Microsoft 365 viele Änderungen erfahren – doch viele Unternehmen haben die Plattform erst Schritt für Schritt eingeführt, oft erst mit Beginn der großen „Homeoffice-Welle“. SharePoint stand dabei selten im Fokus: Man musste schnell Mitarbeitende und Teams „zusammenschweißen“, die vorher einfach einen Besprechungsraum gebucht hatten. Videokonferenzen waren damals eher die Ausnahme und wurden oft nur von wenigen berechtigten Personen organisiert – „Webex“ von Cisco war dafür nach meiner Erfahrung sehr verbreitet. Für den Rest griff man auf OneDrive, Planner und Co. zurück.

Nach den Jahren der Pandemie nutzen viele Kunden nun die Konsolidierungsmöglichkeiten, die mit ihrer Microsoft 365-Lizenz bereits bezahlt sind, und migrieren ihre traditionellen Anwendungen in die Microsoft 365-Umgebung. Damit bleibt die alte Frage „Wofür ist eigentlich was?“ erstaunlich aktuell – und genau die möchte ich in diesem Artikel einmal grundlegend beantworten.

Ein Ökosystem, drei Werkzeuge

SharePoint, OneDrive und Teams sind keine drei konkurrierenden Produkte, sondern drei Bausteine eines einzigen Systems. Technisch gesehen ist Teams sogar nur eine Oberfläche: Dateien, die in einem Teams-Kanal abgelegt werden, landen automatisch in einer SharePoint-Dokumentbibliothek – Teams „leiht“ sich also die Dateiverwaltung von SharePoint. Wer das einmal verstanden hat, versteht auch, warum die drei Werkzeuge so eng miteinander verwoben sind und wieso es wenig Sinn ergibt, sie gegeneinander auszuspielen.

Eine einfache Eselsbrücke, die sich in der Praxis bewährt hat:

OneDrive = „Meine Dateien“
SharePoint = „Unsere Dateien“
Teams = „Unser Gespräch über die Dateien“

OneDrive: der persönliche Arbeitsbereich

OneDrive for Business ist der persönliche Cloud-Speicher jeder einzelnen Mitarbeiterin und jedes einzelnen Mitarbeiters. Hier gehören:

Entwürfe und unfertige Dokumente, die noch nicht für andere freigegeben werden sollen
persönliche Notizen und Arbeitsunterlagen
Dateien, die zwar dienstlich, aber (noch) nicht offiziell im Unternehmen verankert sind

Wichtig für Geschäftskunden: Verlässt eine Person das Unternehmen, ist der Zugriff auf ihre OneDrive-Inhalte nicht automatisch gesichert und muss aktiv über den Administrator übertragen werden. OneDrive ist damit gut für individuelles Arbeiten geeignet, aber der falsche Ort für Informationen, die dem Unternehmen dauerhaft gehören und für andere zugänglich bleiben müssen.

SharePoint: das digitale Rückgrat des Unternehmens

SharePoint ist der Ort, an dem Informationen dem Unternehmen gehören – nicht einer einzelnen Person. Hier laufen strukturierte, dauerhafte und für Teams oder die ganze Organisation relevante Inhalte zusammen, etwa:

Richtlinien, Vorlagen und Unternehmensdokumentation
Projekt- und Kundenunterlagen mit definierten Berechtigungsstufen
das Intranet mit News, Wissensdatenbanken und Onboarding-Material
Dokumente mit Versionsverlauf, Freigabe-Workflows und feingranularen Zugriffsrechten

SharePoint bietet dafür Funktionen, die OneDrive und Teams so nicht abbilden: mehrstufige Berechtigungskonzepte, Metadaten und Suchindizes, individuell gestaltbare Seiten, Workflow-Automatisierung (z. B. über Power Automate) und die Möglichkeit, ganze Intranet-Auftritte mit mehreren verknüpften Websites aufzubauen. Kurz gesagt: SharePoint ist die Grundlage für Dokumentenmanagement und Wissensmanagement im Unternehmen – unabhängig davon, ob die Inhalte über den Browser, über den Datei-Explorer oder über Teams aufgerufen werden.

Microsoft Teams: der Ort der Zusammenarbeit

Teams ist die Oberfläche für die tägliche Zusammenarbeit: Chats, Meetings, Anrufe und die gemeinsame Arbeit an Dokumenten in Echtzeit. Wer eine Datei in einem Teams-Kanal teilt, öffnet, kommentiert oder gemeinsam bearbeitet, arbeitet technisch bereits in SharePoint – Teams zeigt die Inhalte nur in einem für die Zusammenarbeit optimierten Rahmen an. Private Chats in Teams speichern Dateien dagegen im OneDrive der beteiligten Personen.

Für Geschäftskunden heißt das in der Praxis: Teams ist der richtige Ort für das Gespräch, die Abstimmung und das gemeinsame Arbeiten am Dokument – SharePoint bleibt der Ort, an dem das Dokument als offizielle Version „wohnt“ und langfristig verwaltet wird.

Microsoft 365-Gruppe vs. SharePoint-Gruppe: der Unterschied

Diese beiden Begriffe werden häufig verwechselt, meinen aber unterschiedliche Dinge:

Eine Microsoft 365-Gruppe ist ein übergreifendes Objekt in Microsoft Entra ID (früher Azure AD). Wird sie angelegt – zum Beispiel automatisch beim Erstellen eines neuen Teams oder eines Planner-Plans – entsteht im Hintergrund ein ganzes Bündel an Ressourcen: ein gemeinsames Postfach und Kalender in Outlook, eine SharePoint-Website mit Dokumentbibliothek, ein OneNote-Notizbuch, ein Planner-Board und optional ein verknüpfter Teams-Arbeitsbereich. Die Mitgliedschaft in dieser einen Gruppe steuert den Zugriff auf all diese Ressourcen gleichzeitig (Microsoft-Support).

Eine SharePoint-Gruppe dagegen existiert nur innerhalb einer einzelnen SharePoint-Website. Sie ist ein reines Berechtigungswerkzeug, mit dem festgelegt wird, wer auf dieser Website welche Rechte hat (Lesen, Bearbeiten, Vollzugriff). SharePoint-Gruppen können sowohl einzelne Benutzerkonten als auch andere Gruppen enthalten – auch Microsoft 365-Gruppen lassen sich hier eintragen.

Vereinfacht gesagt: Die Microsoft 365-Gruppe ist die übergeordnete „Klammer“ um mehrere Dienste, die SharePoint-Gruppe ist ein lokales Berechtigungswerkzeug für eine einzelne Website. Eine moderne, über Teams oder Microsoft 365 erstellte SharePoint-Website hat in der Regel beides gleichzeitig: eine verknüpfte Microsoft 365-Gruppe für den übergreifenden Zugriff und lokale SharePoint-Gruppen für feinere Berechtigungsstufen innerhalb der Website.

Entscheidungshilfe für den Arbeitsalltag

Anwendungsfall	Empfohlenes Werkzeug
Persönlicher Entwurf, noch nicht freigegeben	OneDrive
Offizielle Vorlage, Richtlinie oder Kundendokumentation	SharePoint
Schnelle Absprache oder Meeting zu einem Dokument	Teams
Unternehmensweites Intranet mit News und Wissensdatenbank	SharePoint
Projektteam mit Chat, Dateien, Aufgaben und Kalender an einem Ort	Microsoft 365-Gruppe/Teams (Dateien liegen technisch in SharePoint)
Feingranulare Berechtigungen auf einer einzelnen Website	SharePoint-Gruppe

Ein typischer Ablauf in der Praxis: Ein Dokument entsteht als Entwurf in OneDrive, wird nach interner Abstimmung als offizielle Version in SharePoint abgelegt, und alle inhaltlichen Gespräche dazu finden in Teams statt. So bleibt die Information dort verankert, wo sie dem Unternehmen dauerhaft gehört – und die Zusammenarbeit bleibt trotzdem flexibel.

Fazit

SharePoint, OneDrive und Teams stehen nicht in Konkurrenz zueinander, sondern ergänzen sich als aufeinander abgestimmte Bausteine der Microsoft 365-Plattform. Wer die Rollenverteilung einmal verstanden hat – OneDrive für das Persönliche, SharePoint für das Verbindliche, Teams für die Zusammenarbeit dazwischen – trifft im Alltag automatisch die richtige Entscheidung, ohne jedes Mal neu darüber nachdenken zu müssen. Für Unternehmen, die ihre Microsoft 365-Umgebung jetzt konsolidieren oder traditionelle Anwendungen migrieren, lohnt sich genau deshalb ein klarer Blick auf diese Grundlagen, bevor neue Strukturen aufgebaut werden.